L'autocertificazione
L' autocertificazione consiste nella facoltà riconosciuta ai cittadini di presentare, in sostituzione delle tradizionali certificazioni richieste, propri stati e requisiti personali, mediante apposite dichiarazioni sottoscritte dall'interessato. La firma non deve essere più autenticata.
L'autocertificazione sostituisce i certificati senza che ci sia necessità di presentare successivamente il certificato vero e proprio.
La pubblica amministrazione ha l'obbligo di accettare l'autocertificazione, riservandosi la possibilità di controllo e verifica in caso di sussistenza di ragionevoli dubbi sulla veridicità del suo contenuto.
Dall'entrata in vigore del T.U. n. 445/2000 le amministrazioni e gli uffici pubblici non possono più richiedere certificati ai cittadini in tutti i casi in cui si può fare l'autocertificazione: una richiesta in tal senso costituisce violazione dei diritti d'ufficio, con possibili azioni giudiziarie penali.
Vi sono pochi casi, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, in cui devono essere esibiti i tradizionali certificati: pratiche per contrarre matrimonio, rapporti con l'autorità giudiziaria, atti da trasmettere all'estero.
Chi può autocertificare
Possono fare l'autocertificazione:
- i cittadini italiani e dell'Unione Europea;
- le persone giuridiche, le società di persona, gli enti e i comitati avente sede legale in Italia o in un Paese dell'Unione Europea;
- cittadini extracomunitari con regolare permesso di soggiorno ma solo quando occorra certificare stati, qualità personali o fatti attestati da parte di soggetti pubblici italiani.
Se l'interessato è soggetto alla potestà dei genitori, a tutela e curatela, le dichiarazioni sono sottoscritte dal genitore esercente la potestà, dal tutore o dall'interessato con l'assistenza del curatore.
Nel caso in cui chi deve presentare una dichiarazione, e per ragioni di salute si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, questa potrà essere fatta dal coniuge o dai figli specificandone il motivo.
Si ricorda che l'utilizzo dell'autocertificazione, nei casi ammessi, è un diritto del cittadino, non un obbligo.
Chi ha l'obbligo di accettare l'autocertificazione
- Tutte le Amministrazioni e gli Enti pubblici (Ministeri, Scuole, Università, Regioni, Province, Comuni, Aziende Sanitarie Locali , Inps,...);
- gestori di pubblici servizi (Enel, Ferrovie dello Stato,...) hanno l'obbligo di accettare le autocertificazioni.
Il pubblico ufficiale o il funzionario dell'ufficio pubblico che non ammette l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà, nonostante ci siano tutti i presupposti per accoglierla, incorre nelle sanzioni previste dal codice penale e rischia di essere punito per omissioni o rifiuto di atti d'ufficio.
Costituisce violazione dei doveri d'ufficio:
- la mancata accettazione delle autocertificazioni o delle dichiarazioni sostitutive;
- la richiesta di certificati nei casi in cui vi sia l'obbligo del dipendente pubblico di accettare l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva;
- il rifiuto di accettare l'attestazione di fatti, stati e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di identità.
Aziende ed enti privati non sono obbligati ad accettare le dichiarazioni sostitutive anche se possono decidere di farlo.
Le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio i certificati depositati presso di loro quando l'interessato lo richiede e ne indica gli elementi indispensabili per il reperimento.
Gli uffici pubblici non possono esigere certificati per qualità stati o posizioni che risultino da documenti già in loro possesso.
Come fare l'autocertificazione
Per sostituire i certificati basta una Dichiarazione in carta semplice, firmata dall'interessato, senza autentica della firma e senza bollo. E' possibile "certificare" i dati personali relativi al cognome e nome, luogo e data di nascita, cittadinanza e residenza mostrando semplicemente un documento di riconoscimento che verrà allegato in fotocopia alla dichiarazione sostitutiva.
Per documento di riconoscimento si intende:
- la carta di identità;
- il passaporto;
- la patente di guida;
- tutte le tessere di riconoscimento con la fotografia e il timbro rilasciate da un'amministrazione dello Stato.
Cosa si può autocertificare
Il Testo Unico prevede due diverse tipologie di autocertificazioni: le dichiarazioni sostitutive di certificazioni le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà.
Con una semplice dichiarazione sostitutiva di certificazione si possono autocertificare:
Dati anagrafici e di stato civile
- la data e luogo di nascita;
- la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti civili e politici;
- lo stato di celibe, nubile, coniugato, vedovo o stato libero;
- lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita dei figli;
- la morte del coniuge, dei propri ascendenti (genitori...) o dei propri discendenti (figli...);
- tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.
Situazione economica - fiscale e reddituale
- la situazione reddituale o economica;
- l'assolvimento di obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
- il possesso e numero del codice fiscale e della partita IVA e dei dati contenuti nell'archivio dell'anagrafe tributaria inerente l'interessato.
Posizione giuridica
- la qualità di pensionato e categoria di pensione, qualità di studente, qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, tutore, curatore e simili;
- di non trovarsi in stato di liquidazione o fallimento e di non aver presentato domanda di concordato;
- di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti cheriguardano l'applicazione di misure di prevenzione e di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi e provvedimenti iscritti nel casellario giudiziale;
- di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali.
Altri dati
- l'iscrizione in albi, elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione;
- l'appartenenza ad ordini professionali;
- l'iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
- l' adempimento o non adempimento degli obblighi militari (ivi compreso stato matricolare);
- la qualità di vivenza a carico;
- lo stato di disoccupazione.
La dichiarazione sostitutiva di notorietà;
In tutti i casi in cui non sia possibile ricorrere all'autocertificazione, si può utilizzare una dichiarazione sostitutiva di atto di notorieta
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà possono invece essere utilizzate per attestare:
- tutti i fatti, stati e qualità conosciuti direttamente dall'interessato e non compresi tra quelli autocertificati;
- stati, fatti e qualità personali di cui il dichiarante è a diretta conoscenza, relativi ad altri soggetti;
- la conformità all'originale della copia di una pubblicazione, di un atto amministrativo o di documenti fiscali.
La dichiarazione deve essere resa personalmente e per iscritto dall'interessato e, a parte pochi casi, non occorre autenticare la firma nè apporre il bollo: e' sufficiente firmare davanti al dipendente che riceve la dichiarazione oppure allegare la fotocopia del documento di identità nei casi di invio per posta o attraverso fax. La dichiarazione può anche riguardare il fatto che uno o più documenti rilasciati o depositati presso una pubblica amministrazione sono conformi all'originale.
Quali certificati non possono essere sostituiti
Non tutto si può autocertificare, in particolare:
- le dichiarazioni sostitutive non sono ammissibili in sostituzione di certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi e brevetti;
- le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà non possono essere utilizzate per attestare informazioni che non rientrano nella conoscenza diretta del dichiarante o che riguardano manifestazioni di volontà (per esempio: dichiarazione di impegno).
Cosa succede se si dichiara il falso
Il cittadino è responsabile di quello che dichiara con l'autocertificazione. Ma attenzione alle dichiarazioni non veritiere!
L' amministrazione, infatti, può provvedere d'ufficio ad accertare la veridicità di quanto dichiarato.
In caso di dichiarazione non veritiera il cittadino è punito ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia, oltre che decadere dagli eventuali benefici ottenuti con l'autocertificazione.
Quanto tempo vale la dichiarazione
Le autocertificazioni sostituiscono in via definitiva il corrispondente certificato, ed hanno quindi la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.
Si ricorda:
- tutti i certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile rilasciati dai servizi demografici hanno una validità di 6 mesi dalla data del rilascio;
- Hanno validità illimitata i certificati non soggetti a modificazioni (certificato di morte, titolo di studio...);
- è ammessa la presentazione di certificazioni scadute purchè le informazioni contenute nei certificati stessi non siano cambiate (basta apporre sul certificato una dichiarazione non autenticata in cui il titolare attesta che le informazioni contenute nel certificato non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
Autenticazione della firma
Per la validità delle domande e delle dichiarazioni sostitutive dell'atto ai notorietà da presentare alle amministrazioni e ai servizi pubblici non è necessaria l'autentica della firma, purché questa sia apposta in presenza del dipendente addetto a riceverle o siano accompagnate da un documento di identità.
Rimane l'obbligo dell'autentica della firma solo per le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà indirizzate a privati o alla pubblica amministrazione per la riscossione di benefici economici da parte di terzi.
Per la validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazione (autocertificazione) è sufficiente la sottoscrizione dell'interessato.
Si ricorda:
- l'autocertificazione è valida anche se l'interessato, in grado di intendere e volere, non può (per impedimento fisico) o non sa (per analfabetismo) firmare: in questi casi l'impiegato deve accertarne l'identità e attestare che la dichiarazione è stata resa davanti a lui;
- se l'interessato è incapace di agire, la redazione e la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva sarà effettuata dal tutore (in caso di incapacità assoluta) o dal curatore (in caso di incapacità relativa);
- in caso di impossibilità a recarsi personalmente in ufficio, le dichiarazioni sostitutive (allegando una fotocopia di documento di identità) possono essere presentate da altra persona, oppure inviate via fax, oppure inviate per posta;
- se l'interessato, per gravi motivi di salute, non può provvedere personalmente, la dichiarazione può essere resa nel suo interesse da uno dei parenti più stretti.
L'imposta di bollo
Le dichiarazioni sostitutive sono esenti da bollo.